תמיכה שוטפת ואסטרטגית בעבודת המנכ״ל - אחריות מלאה על ליווי עבודת המנכ״ל ברמה האופרטיבית והאסטרטגית, במטרה לאפשר מיקוד בעשייה מהותית והובלת הארגון:
- ניהול לו״ז המנכ״ל: תיאום פגישות, שליחת זימונים, בניית סדרי יום ותעדופים.
- תכנון עומסים והבטחת קצב עבודה אפקטיבי, תוך הפחתת העומס התפעולי מהמנכ״ל.
- סינון וניהול תיבת המיילים, מעקב ובקרה אחר משימות והבטחת הוצאה לפועל.
- הכנת חומרים, מסמכים ומצגות לפגישות וישיבות.
- הצטרפות לפגישות המנכ״ל לפי צורך, סיכום פגישות והפצתן לגורמים הרלוונטיים - פולואפ ביצוע.
- תפעול לוגיסטי של פגישות (כיבוד, הפעלת אמצעים טכנולוגיים וכדומה).
ניהול ותיאום ממשקים רגישים, האצלת סמכויות לחברי הצוות ושותפות בתעדוף משימות.
ניהול ותפעול סביבת המשרד - אחריות על יצירת סביבת עבודה מקצועית, נעימה ומתפקדת, התומכת בעבודת הצוות והארגון:
- ניהול שוטף של תחזוקת המשרד ומתן מענה לצרכים תפעוליים.
- עבודה מול ספקי ניקיון ושירותים נוספים בעת הצורך.
- אחריות על הזמנת אספקה שוטפת (שתייה חמה, נשנושים, ציוד כללי).
- ניהול רכש ציוד משרדי וטכנולוגי (מחברות, מחשבים, ציוד נלווה וכדומה).
- טיפול בתקלות ובצרכים תפעוליים בתחומי בינוי, לוגיסטיקה, מחשוב ותשתיות, מול ספקים וגורמים מקצועיים.
ניהול הקשר עם הבורד - אחריות כוללת על הקשר השוטף והאפקטיבי עם חברי הבורד (ישראלי ובינלאומי):
- תיאום ישיבות בורד רבעוניות וכינוס תתי-ועדות.
- הכנת חומרים לישיבות, הפצת פרוטוקולים ומעקב אחר יישום החלטות.
- ניהול טכני ולוגיסטי של הישיבות (כיבוד, חניות, הדפסת חומרים וכדומה).
- שליחת סיכום שבועי של פעילות הארגון לחברי הבורד.
- תחזוקת קשר אישי: ימי הולדת, מתנות לחגים, הזמנות לאירועים.
- הובלה והוצאה לפועל של אירוע שנתי לבורד המייעץ הבינלאומי.
- תיקוף והוצאה לפועל של התכנית לחיזוק הקשר עם חברי הבורד והובלת יוזמות נוספות.
ניהול קשרי תורמים ושותפים - באופן שוטף ובעת ביקורים בארץ:
- אחריות על פרויקט המתנות לשותפים ולתורמים פעמיים בשנה (ראש השנה ויום העצמאות). בחירת המתנה, כתיבה והדפסת ברכות, הזמנה, אריזה ושילוח בארץ ובחו״ל.
- עבודה שוטפת מול מחלקת פיתוח משאבים.
- ניהול מלא של ביקורי תורמים ושותפים: קליטת ה"ליד" מהמנכ״ל, תחקור רקע ורגישויות.
- תכנון לו״זי ביקור, הכנת חומרים, אחריות לוגיסטיות מקיפה, ליווי בפועל וניהול תקציב.
תיאום והכנה של נסיעות מנכ"ל גיוס כספים
- תכנון מוקדם ונעיצת מועדים בגאנט הארגוני.
- סגירות לוגיסטיות: טיסות, לינה, תחבורה ותיאומי פגישות.
- בניית לו״ז נסיעה וימי פגישות.
- ריכוז חומרים לפגישות מול מחלקת פיתוח משאבים.
- ביצוע Follow Up לכלל הפגישות, תיעוד ושימור ידע ארגוני, לרבות מספרי מודרכים.
חווית עובד ותרבות ארגונית - הובלת התחום במטרה לחזק את תחושת השייכות, הרווחה והמחוברות של עובדי הארגון:
- תכנון והפקת אירועי צוות, ימי גיבוש ופעילויות ארגוניות.
- קידום יוזמות לרווחת העובדים ולחיזוק תחושת השייכות.
- שותפות בעיצוב תרבות ארגונית ערכית, מקצועית ותומכת.
